Zasady sporządzania, kontroli i przechowywania dowodów księgowych

Duże znaczenie, jakie przypisuje się dowodom księgowym, znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania, opracowywa­nia, kontroli i przechowywania.

Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub, gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym. Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowa­nie ogólnie przyjętych skrótów.

Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej.

Dokumenty te, jako niepodlegające księgowaniu, nie są w ścisłym tego słowa znaczeniu dokumentami księgowymi.

Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upo­ważnionej do dokonywania zmian. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepi­sami) zakaz dokonywania poprawek. Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych, które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrz­ne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.

Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowaniem, muszą być odpo­wiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:

  • sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym);
  • dekretowanie dokumentów;
  • segregowanie i numeracja dokumentów.

Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy w danych liczbowych nie wystę­pują błędy arytmetyczne. Kontrola merytoryczna obejmuje badanie prawid­łowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie, czy wyrażona w dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepi­sami. Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocz­niony. W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument.

Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekre­towanie, zwane również kwalifikowaniem. Polega ono na ustaleniu i oznacze­niu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont, oraz na zaakcep­towaniu dokumentu do księgowania.

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodza­jowych (np. dokumenty kasowe, bankowe, materiałowe), albo według urzą­dzeń księgowych. Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znacze­nie dla sprawnego przebiegu prac księgowych.

Wymienione wyżej czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych.

Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu, kierownik jed­nostki ustala na stałe, który z dowodów (egzemplarzy dowodu) ma stanowić podstawę zapisów w księgach.

Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje, którymi są zaintereso­wane różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, dlatego też jesz­cze przed zaewidencjonowaniem tych dowodów są one przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogę obiegu wewnętrznego.

Przez obieg dokumentów należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej (dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych), aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum. Obieg dowodów powinien być sprawny, a droga obiegu możliwie jak najkrótsza. Powinien on być tak zorganizowany, aby:

  • odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organi­zacyjnej jednostki gospodarczej, co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków;
  • zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumen­tacji do komórek księgowości, dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadze­nie ewidencji księgowej;
  • umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obie­gu i podczas jego przechowywania.

Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania — jako uzasadnienie zapisów księgowych, lecz także w okresach późniejszych — jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki, a także jako podstawa dochodzenia praw. Dlatego dowody te należy starannie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach.

Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów. Przejściowo mogą się znajdować w innej jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Po zakoń­czeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelkie dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie.

Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki gospodarczej.

Podmioty gospodarcze przekazują do archiwów państwowych tę część dokumentacji, która stanowi materiały archiwalne trwale przechowywane według ściśle określonych zasad. Przechowuje się natomiast poniższe dowody pozostające w jednostce gospodarczej:

  • odcinki paragonowe lub inne dowody kasowe — co najmniej przez okres, jaki upłynie do chwili rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur — przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru rent i emerytur (nie krócej niż 5 lat);
  • wszelkie inne dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta — 5 lat;
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, po­życzek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochłodzonych w po­stępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatko­wym — przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakoń­czone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji — 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości — przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności.

Okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zawarto w aktach księgo­wych.