Organizacja rachunkowości w firmie 4 czerwca egzamin godz 8:00 s. III dyżur poniedziałki 9:40-11:10 Wykład 1 -20.02.2012 Literatura: T. Kiziukiewicz „Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie”, PWE, Warszawa 2002 Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Rachunkowość według brzezina „… jest to system informacyjny organizacji gospodarczych o charakterze retro- i prospektywnym, który posiada własny algorytm rachunku ekonomicznego i metody ustalenia, planowania i analizy wyniku finansowego w pewnym okresie czasu oraz kondycji finansowej w ściśle określonym momencie czasowym. Skrzywan określa rachunkowość jako „… ogół metod i zabiegów rachunkowych, systematycznych i dorywczych, stosowanych w przedsiębiorstwie celem stworzenia podstaw dla decyzji kierowniczych Rachunkowość według K, Sawickiego to „… logiczny, całościowy i zwarty system, który rozpoczyna się od pomiaru, udokumentowania i księgowego ujęcia operacji gospodarczych. A.Jargowa definiuje rachunkowość „… jako pomiar oraz analizę relacji i interakcji w związanych z przenoszeniem i tworzeniem, podziałem i ewentualnie utratą wartości zarówno jako nośników użyteczności (wartości użytkowej) jaki i mierników wartości Według S. Sojaka rachunkowość możemy określić jako pewien system identyfikacji, pomiaru, przetwarzania i przekazywania informacji finansowych o Rachunkowość to system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikom informacji o stronach i zdarzeniach gospodarczych. Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji: Jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej do wyodrębnionej jednostki gospodarczej zastosowanie wartościowego miernika do wyróżnienia stanów i zdarzeń gospodarczych obowiązek udokumentowania zapisów wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto” Istota i zakres organizacji rachunkowości: funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu[konta syntetyczne]; zasada zapisu powtarzanego[konta analityczne]) prowadzenie ewidencji w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdanie i lata obrotowe weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji Wymienione atrybuty (cechy) sprawiają iż informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością. Maja one również moc dowodową, dzięki czemu mogą Stanowic podstawę do realnej oceny stanu majątkowego sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej. Informacje dostarczane rachunkowości powstają w rezultacie procesu informacyjnego. Proces informacyjny rachunkowości Obserwacja Pomiar i wycena Dokumentacja Gromadzenie danych Dane Rejestracja Rozliczanie Kalkulacja Weryfikacja zapisów Przetwarzanie danych Sprawozdawczość (ex post) Analiza (interpretacja informacji) Planowanie (ex ante) Prezentacja informacji Informacje Struktura systemu rachunkowości Dziedziny tematyczne środki pracy przedmioty pracy siła robocza rozrachunki metody formy organizacja technika gromadzenie danych rejestracja i rozliczanie sprawozdawczość Sprawne opracowanie informacji dostarczanych przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości. Organizacja– sposób w jaki cos jest urządzone, zorganizowane i w jaki cos działa funkcjonuje. Organizować- nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek Organizacja rachunkowości- zespól sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie rożnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości i jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy. Zakres organizacji rachunkowości organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości organizacja działu rachunkowości Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów: dokumentacja księgowa(rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg przechowywanie) ewidencji księgowej( plan kont, forma, technika księgowości) inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie) Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć: Lokalizacje działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej wewnętrzna strukturę działu rachunkowości podział pracy w dziale rachunkowości wyposażenie techniczne tego działu dobór i przygotowanie personelu Miedzy poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymaganie względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji i sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacji, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych. Podstawowe zadanie organizacji rachunkowości- powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował tj. gwarantował właściwe spełnienie przez rachunkowość jej podstawowych funkcji czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanych z nią funkcji szczegółowych tzn. f-cji ewidencyjnej, kontrolnej, sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej motywacyjnej, planistycznej, analitycznej Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych sil i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacji w pożądanych przekrojach informacji zarówno w zakresie rachunkowości finansowej jak i rachunkowości zarządczej. W organizacji rachunkowości musza być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji Zasada planowania i kontroli Zasada racjonalnego podziału pracy Zgodnie z zasada planowania i kontroli w ramach organizacji należy opracować: dokumentacje zasad rachunkowości zawierająca m.in. plan kont oraz dokumentacje systemu informacyjnego plan(instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu instrukcje i plan inwentaryzacji instrukcje kontroli wewnętrznej plan, instrukcje sprawozdawczości schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości Z zasada racjonalnego podziału pracy łączy się: wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana) podział pracy miedzy komórki (stanowiska) działu rachunkowości podział pracy pomiędzy komórki (stanowiska) działu rachunkowości równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste” Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga: znajomości zasad prawidłowej rachunkowości przestrzegania obowiązujących przepisów znajomości form i technik księgowości uwzględniania specyficznych cech jednostki gospodarczej określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych zdefiniowanie podmiotu ewidencji Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości: kryterium wymierne liczba przekrojów informacji terminowość dostarczenia informacji szybkość dostarczenia informacji bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych koszt utrzymania działu rachunkowości kryterium niewymierne szczegółowość informacji elastyczność informacji(możliwość i szybkość dostosowania się do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych) Ogólne zasady organizacji rachunkowości: w wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizacje przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny jego wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki wprowadzonym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem Wskaźnik efektywności >1 = opłacalność zmian organizacji Wskaźnik efektywnośći<1 = nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych w przypadku gdy wskaźnik efektywności jest <1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok dopiero po rozważeniu rożnych aspektów ekonomicznych i pozaekonomicznych należy podjąć ostateczna decyzje dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości, należy zwrócić szczególna uwagę na przygotowanie kadr(akcja wyjaśniająca i szkoleniowa) Narzędzia organizacyjne rachunkowości: przez pojecie narzędzi, środków organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego Komórek oraz czynności oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji zastosowanie środków organizacji powinno doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów, czynności i wykonawców. Narzędzia organizacyjne muszą: zapewnić koordynacje czynności wykonawców sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy miedzy poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności wpływać na przyspieszenie wykonania praz oraz ich realizacje w pożądanych terminach W celu zapewnienia koordynacji czynności i wykonawców środki organizacyjne powinny umożliwić zobrazowanie struktury działu rachunkowości określenie powiązań miedzy komórkami działu rachunkowości, a w ich ramach miedzy poszczególnymi stanowiskami pracy sprecyzowanie czynności wykonawczych w dziale rachunkowości ustalenie hierarchii oraz powiązań miedzy poszczególnymi czynnościami określenie terminów realizacji poszczególnych prac oraz wykonawców Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale rachunkowości, jeżeli ułatwiają: racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych komórkach bądź na poszczególnych stanowiskach eliminacje dublowania czynności Narzędzia organizacyjne rachunkowości … Dół formularza