Organizacja rachunkowości w firmie

 

4 czerwca egzamin godz 8:00 s. III

dyżur poniedziałki 9:40-11:10

Wykład 1 -20.02.2012

Literatura:

  • T. Kiziukiewicz „Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie”, PWE, Warszawa 2002
  • Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości

Rachunkowość według brzezina „… jest to system informacyjny organizacji gospodarczych o charakterze retro- i prospektywnym, który posiada własny algorytm rachunku ekonomicznego i metody ustalenia, planowania i analizy wyniku finansowego w pewnym okresie czasu oraz kondycji finansowej w ściśle określonym momencie czasowym.

Skrzywan określa rachunkowość jako „… ogół metod i zabiegów rachunkowych, systematycznych i dorywczych, stosowanych w przedsiębiorstwie celem stworzenia podstaw dla decyzji kierowniczych

Rachunkowość według K, Sawickiego to „… logiczny, całościowy i zwarty system, który rozpoczyna się od pomiaru, udokumentowania i księgowego ujęcia operacji gospodarczych.

A.Jargowa definiuje rachunkowość  „… jako pomiar oraz analizę relacji i interakcji w związanych z przenoszeniem i tworzeniem, podziałem i ewentualnie  utratą wartości zarówno jako nośników użyteczności (wartości użytkowej) jaki i mierników wartości

Według S. Sojaka rachunkowość możemy określić jako pewien system identyfikacji, pomiaru, przetwarzania i przekazywania informacji finansowych o

 

Rachunkowość to system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikom informacji o stronach i zdarzeniach gospodarczych.

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowość spośród innych systemów organizacji:

  • Jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej do wyodrębnionej jednostki gospodarczej
  • zastosowanie wartościowego miernika do wyróżnienia stanów i zdarzeń gospodarczych
  • obowiązek udokumentowania zapisów
  • wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości
  • posługiwanie się specyficznym narzędziem ewidencyjnym o nazwie „konto”

 

Istota i zakres organizacji rachunkowości:

  • funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu[konta syntetyczne]; zasada zapisu powtarzanego[konta analityczne])
  • prowadzenie ewidencji w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdanie i lata obrotowe
  • weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji

Wymienione atrybuty (cechy) sprawiają iż informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.

Maja one również moc dowodową, dzięki czemu mogą Stanowic podstawę  do realnej oceny stanu majątkowego sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane rachunkowości powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Proces  informacyjny rachunkowości

 

Obserwacja

Pomiar i wycena

Dokumentacja

Gromadzenie danych

Dane

 

 

 

Rejestracja

Rozliczanie

Kalkulacja

Weryfikacja zapisów

Przetwarzanie danych

 

 

 

 

Sprawozdawczość (ex post)

Analiza (interpretacja informacji)

Planowanie (ex ante)

 

Prezentacja informacji

Informacje

 

Struktura systemu rachunkowości

Dziedziny tematyczne

  • środki pracy
  • przedmioty pracy
  • siła robocza
  • rozrachunki

metody              formy                          organizacja                            technika

 

  • gromadzenie danych
  • rejestracja i rozliczanie
  • sprawozdawczość

Sprawne opracowanie informacji dostarczanych przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja– sposób w jaki cos jest urządzone, zorganizowane i w jaki cos działa funkcjonuje.

Organizować- nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek

Organizacja rachunkowości- zespól sposobów umożliwiających uporządkowane powiązanie rożnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości i jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji rachunkowości

  • organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości
  • organizacja działu rachunkowości

Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacje następujących elementów:

  • dokumentacja księgowa(rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg przechowywanie)
  • ewidencji księgowej( plan kont, forma, technika księgowości)
  • inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej
  • sprawozdawczości (rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie)

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:

  • Lokalizacje działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej
  • wewnętrzna strukturę działu rachunkowości
  • podział pracy w dziale rachunkowości
  • wyposażenie techniczne tego działu
  • dobór i przygotowanie personelu

Miedzy poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określone uwarunkowania, np. wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymaganie względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji i sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacji, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe zadanie organizacji rachunkowości- powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował tj. gwarantował właściwe spełnienie przez rachunkowość jej  podstawowych funkcji czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanych z nią funkcji szczegółowych tzn. f-cji ewidencyjnej, kontrolnej, sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej motywacyjnej, planistycznej, analitycznej

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystywaniu posiadanych sil i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacji w pożądanych przekrojach informacji zarówno w zakresie rachunkowości finansowej jak i rachunkowości zarządczej.

W organizacji rachunkowości musza być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji

  • Zasada planowania i kontroli
  • Zasada racjonalnego podziału pracy

Zgodnie z zasada planowania i kontroli w ramach organizacji należy opracować:

  • dokumentacje zasad rachunkowości zawierająca m.in. plan kont oraz dokumentacje systemu informacyjnego
  • plan(instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu
  • instrukcje i plan inwentaryzacji
  • instrukcje kontroli wewnętrznej
  • plan, instrukcje sprawozdawczości
  • schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości

Z zasada racjonalnego podziału pracy łączy się:

  • wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej
  • opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana)
  • podział pracy miedzy komórki (stanowiska) działu rachunkowości
  • podział pracy pomiędzy komórki (stanowiska) działu rachunkowości
  • równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste”

Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:

  • znajomości zasad prawidłowej rachunkowości
  • przestrzegania obowiązujących przepisów
  • znajomości form i technik księgowości
  • uwzględniania specyficznych cech jednostki gospodarczej
  • określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych
  • zdefiniowanie podmiotu ewidencji

 

 

Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:

  • kryterium wymierne
  • liczba przekrojów informacji
  • terminowość dostarczenia informacji
  • szybkość dostarczenia informacji
  • bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości
  • procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych
  • koszt utrzymania działu rachunkowości
  • kryterium niewymierne
  • szczegółowość informacji
  • elastyczność informacji(możliwość i szybkość dostosowania się do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)

Ogólne zasady organizacji rachunkowości:

  • w wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizacje
  • przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny jego wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych
  • do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki wprowadzonym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem

Wskaźnik efektywności >1 = opłacalność zmian organizacji

Wskaźnik efektywnośći<1 = nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych

  • w przypadku gdy wskaźnik efektywności jest <1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok
  • dopiero po rozważeniu rożnych aspektów ekonomicznych i pozaekonomicznych należy podjąć ostateczna decyzje
  • dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości, należy zwrócić szczególna uwagę na przygotowanie kadr(akcja wyjaśniająca i szkoleniowa)

Narzędzia organizacyjne rachunkowości:

  • przez pojecie narzędzi, środków organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego Komórek oraz czynności oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji
  • zastosowanie środków organizacji powinno doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów, czynności i wykonawców.

 

 

Narzędzia organizacyjne muszą:

  • zapewnić koordynacje czynności wykonawców
  • sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy miedzy poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości
  • stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności
  • wpływać na przyspieszenie wykonania praz oraz ich realizacje w pożądanych terminach

W celu zapewnienia koordynacji czynności i wykonawców środki organizacyjne powinny umożliwić

  • zobrazowanie struktury działu rachunkowości
  • określenie powiązań miedzy komórkami działu rachunkowości, a w ich ramach miedzy poszczególnymi stanowiskami pracy
  • sprecyzowanie czynności wykonawczych w dziale rachunkowości
  • ustalenie hierarchii oraz powiązań miedzy poszczególnymi czynnościami
  • określenie terminów realizacji poszczególnych prac oraz wykonawców

Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale rachunkowości, jeżeli ułatwiają:

  • racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni
  • wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych komórkach bądź na poszczególnych stanowiskach
  • eliminacje dublowania czynności

Narzędzia organizacyjne rachunkowości

Dół formularza