Istota dokumentacji księgowej polega na utrwalaniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru procesów gospodarczych, które są przedmiotem ewidencji księgowej. Dokumentacja księgowa składa się, zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych.
Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak wielkie znaczenie. Dokumenty księgowe są nie tylko podstawą zapisów księgowych, lecz także spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami lub osobami, a ponadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych). Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokonywanej, co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej. Aby dokumentacja księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi spełniać ściśle sprecyzowane wymagania. Są one określone w obowiązujących przepisach (Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.). Zgodnie z tą ustawą za prawidłowy uznaje się dokument (dowód księgowy):
- Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych zgodzie z jej rzeczywistym przebiegiem
- Zawierający co najmniej następujące dane:
- określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
- określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczych
- opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe — określenie także w jednostkach naturalnych
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — również datę sporządzenia dowodu
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
- stwierdzenie faktu sprawdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania
Jeśli nie ma możliwości uzyskania — z przyczyn uzasadnionych — obcych dowodów księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe do udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Dowody te powinny zawierać: datę przeprowadzenia operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku. Powinny one także określić:
- przy zakupie — rodzaj nabytych składników majątku, ich ilość i cenę jednostkową;
- w pozostałych przypadkach — cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:
- zestawienie dowodów księgowych, sporządzane w celu zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- polecenie księgowania, sporządzane w celu ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki;
- noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Musi jednak istnieć pewność, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione są co najmniej następujące warunki:
- uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
- możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniej ich klasyfikacji. Jest ona potrzebna z wielu względów (np. zróżnicowane są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów, a ponadto może być różny ich obieg wewnętrzny).
Klasyfikacji dokumentów, będących dowodami księgowymi, można dokonać według różnych kryteriów.
Podział dowodów księgowych
I ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:
– obce – faktury itp.
– własne – sporządzone w jednostce
Dowody obce są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały. Dowody własne są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.
II ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzieli się na:
– wewnętrzne – wystawiane przez daną jednostkę na własne potrzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów,
– zewnętrzne – wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla odbiorców
III ze względu na etapy sporządzania:
– pierwotne (źródłowe) – stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki)
– wtórne – sporządzane na podstawie kilku dowodów źródłowych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów
IV wg celu wystawienia
– dyspozycyjne tj. zawierające jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego)
– wykonawcze, tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej (np. faktury, listy płac)
– dyspozycyjno-wykonawcze tj. takie, które mają cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych, jak i wykonawczych (przykładem tego typu dowodów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu)
V wg treści (rodzajów) operacji gospodarczych
– gotówkowe
– bezgotówkowe
Z kolei mogą się one dalej dzielić na:
– materiałowe
– płacowe
– kosztowe