Dowody księgowe

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwalaniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru procesów gospodarczych, które są przedmiotem ewi­dencji księgowej. Dokumentacja księgowa składa się, zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek wykonywa­nych operacji gospodarczych.

Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości i wiarygodności, zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak wielkie znaczenie. Dokumenty księgowe są nie tylko podstawą zapisów księgowych, lecz także spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, insty­tucjami lub osobami, a ponadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych). Dokumenty księ­gowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokonywanej, co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej. Aby dokumentacja księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowa­dzenia operacji gospodarczych, musi spełniać ściśle sprecyzowane wymaga­nia. Są one określone w obowiązujących przepisach (Ustawa o rachunkowo­ści z 29 września 1994 r.). Zgodnie z tą ustawą za prawidłowy uznaje się dokument (dowód księgowy):

  1. Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych zgodzie z jej rzeczywistym przebiegiem
  2. Zawierający co najmniej następujące dane:
  • określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
  • określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczych
  • opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe — określenie także w jednostkach naturalnych
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — również datę sporządzenia dowodu
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
  • stwierdzenie faktu sprawdzenia zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposo­bu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby od­powiedzialnej za te wskazania

 

Jeśli nie ma możliwości uzyskania — z przyczyn uzasadnionych — ob­cych dowodów księgowych, kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe do udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki. Dowody te powinny zawierać: datę przeprowadzenia operacji gospodarczej, miejsce i da­tę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku. Powinny one także określić:

  • przy zakupie — rodzaj nabytych składników majątku, ich ilość i cenę jednostkową;
  • w pozostałych przypadkach — cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również:

  • zestawienie dowodów księgowych, sporządzane w celu zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  • polecenie księgowania, sporządzane w celu ujęcia operacji gospodar­czej w księgach rachunkowych jednostki;
  • noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodar­czej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom jednostki.

 

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równo­ważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, kom­puterowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Musi jednak istnieć pewność, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione są co najmniej następujące warunki:

  • uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
  • możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworze­nia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
  • dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do prze­chowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

 

Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowa­dzenia odpowiedniej ich klasyfikacji. Jest ona potrzebna z wielu względów (np. zróżnicowane są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów, a ponadto może być różny ich obieg wewnętrzny).

Klasyfikacji dokumentów, będących dowodami księgowymi, można do­konać według różnych kryteriów.

 

 

Podział dowodów księgowych

I ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na:

– obce – faktury itp.

– własne – sporządzone w jednostce

Dowody obce są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekaza­ne tej jednostce gospodarczej, w której staną się przedmiotem ewidencji, np. faktury dostawców za zakupione materiały. Dowody własne są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę, w której podlegają zaewidencjo­nowaniu bez względu na ich przeznaczenie, np. faktury wystawiane dla odbiorców za sprzedane towary.

 

II ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzieli się na:

– wewnętrzne – wystawiane przez daną jednostkę na własne po­trzeby, np. karty pracy, dowody wydania materiałów,

– zewnętrzne – wystawione przez daną jednostkę z przezna­czeniem dla swych kontrahentów i im przekazywane, np. faktury dla od­biorców

 

III ze względu na etapy sporządzania:

– pierwotne (źródłowe) – stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej, np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki)

– wtórne – sporządzane na podstawie kilku dowodów źródło­wych, np. raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów

 

IV wg celu wystawienia

– dyspozycyjne tj. zawierające jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie wyjazdu służbowego)

– wykonawcze, tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospo­darczej (np. faktury, listy płac)

– dyspozycyjno-wykonawcze tj. takie, które mają cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych, jak i wykonawczych (przykładem tego typu do­wodów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe, polecenia przelewu)

 

V wg treści (rodzajów) operacji gospodarczych

– gotówkowe

– bezgotówkowe

Z kolei mogą się one dalej dzielić na:

– materiałowe

– płacowe

– kosztowe